Tujuan Umum Pengembangan Sistem akuntansi

Sistem Akuntansi Umum

Sistem akuntansi sangatlah penting dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Dalam sistem akuntansi akan menghasilkan informasi akuntansi serta unsur pengendalian intern yang melekat dalam sistem pengelolaan informasi tersebut .

pengertian sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan pengelolaan perusahaan

Pengertian sistem dan prosedur
Dalam membahas sistem akuntansi perlu dibedakan pengertian Sistem dan prosedur. Definisi sistem dan prosedur menurut W. Gerald cole adalah sebagai berikut :
Cole adalah sebagai berikut:
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani ( clerical ), biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yng seragam terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi

Tujuan Umum Pengembangan Sistem akuntansi.
Berdasarkan faktor-faktor yang telah disebutkan yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan sistem akuntansi, maka diperoleh tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut :

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
2. Untuk memperbaiki  informasi yang di hasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mngenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya .

Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah :
a. Fungsi gudang.
     Dalam sistem pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.

b. Fungsi Pembelian.
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi pembelian berada di tangan Bagian Pembelian.

c. Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi  pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantintas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan . Fungsi penerimaan berada di tangan Bagian Penerimaan. 

d.   Fungsi Akuntansi.
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Fungsi pencatat utang berada di tangan Bagian Utang sedangkan fungsi pencatat persediaan berada di tangan Bagian Kartu Persediaan.

Sistem Akuntansi Pemblian
a.  Prosedur Permintaan Pembelan.
     Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak di simpan di gudang, misalnya untuk barang-barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian.

b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok.
    Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga dan barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. Perusahaan seringkali menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut :

c. Prosedur Order Pembelian.
    Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, dan fungsi pencatatan utang) mengenai order pembelian yang sudah di keluarkan oleh perusahaan.

d.  Prosedur Penerimaan Barang.
     Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantintas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

e. Prosedur Pencatatan Utang.
      Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

 f.   Prosedur Distribusi Pembelian.
      Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.

Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pembelian adalah :
a.  Surat Permintaan Pembelian.
     Dokumen ini merupakan pormulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang. Dokumen ini digunakan jika pesanan berulang kali dilakukan penulisan imformasi pokok dalam dokumen. Surat permintaan pembelian berulang kali ini disimpan sebagai lampiran kartu gudang. Jika kartu gudang sudah menunjukan titik pemesanan kembali (reorde point), fungsi gudang mengisi surat permintaan pembelian berulangkali ini dan mengirimkannya ke fungsi pembelian. Jika surat order pembelian telah dibuat, fungsi pembelian kemudian mengisi imformasi nama pemasok, harga, dan nomor surat order pembelian kedalam surat permintaan pembelian berulangkali ini dan mengirim kembali dokumen tersebut ke fungsi gudang, untuk disimpan lagi sebagai lampiran kartu gudang.

b.  Surat Permintaan Penawaran Harga.
     Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitive), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

c.  Surat Order Pembelian.
     Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

d. Laporan Penerimaan Barang.
    Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

e. Surat Perubahan Order Pembelian.
    Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian. Surat Perubahan Order Pembelian dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

f. Bukti Kas Keluar.
    Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice).

Tweet